Quer administrar melhor o projeto da obra, mas sofre com a falta de tempo? Gostaria de uma organização mais eficiente sobre os dados de clientes, fornecedores e mão de obra, porém não sabe como? Então você deveria pensar em dedicar mais esforços à cotação de materiais. Sabe por quê?

Uma apuração de preços minuciosa proporciona condições mais competitivas de barganha por descontos, e ainda permite que você fique por dentro das novidades do setor.

Além disso, ela ajuda a evitar os desperdícios, manter o canteiro organizado, cumprir melhor seus prazos e até mesmo impedir acidentes. Ficou interessado? Continue lendo este post para dicas incríveis de como turbinar o seu orçamento. Vamos lá!

Definição dos materiais

Cada material possui uma característica, e isso influencia de maneira decisiva no conforto do ambiente. Por isso, torna-se essencial definir os materiais que serão utilizados já na fase de projeto da obra.

Por exemplo: se a estrutura está localizada em áreas de muito barulho, devemos optar por materiais que sejam isolantes acústicos. Seguindo o mesmo raciocínio, cada cômodo pode apresentar uma necessidade específica.

Para não se perder nos cálculos, especialistas recomendam a elaboração de uma planilha de custos para ajudar na definição dos materiais. Esse processo pode ser dividido em sete etapas. Preparamos algumas instruções para orientá-lo logo em seguida. Confira:

  1. faça uma previsão de gastos diretos para cada serviço, incluindo mão de obra e aquisição de peças;

  2. verifique os custos indiretos, como movimentação especial de terra ou fundações diferenciadas;

  3. acrescente os impostos e estipule o lucro almejado.

  4. ache o preço de venda

  5. calcule o BDI (Benefícios e Despesas Indiretas) — em média, ele atinge 30% das despesas de uma construção;

  6. aplique o BDI em toda a planilha;

  7. encerre a planilha com o valor de venda.

Para a planilha ser eficiente, o banco de dados deve ser muito preciso. O controle físico de todos esses itens é bem mais trabalhoso. Por isso, quem não dispõe de tempo para buscar todas essas informações conta com a possibilidade de adotar um software de gestão de obras, o que simplifica o gerenciamento.

Às vezes, surgem dúvidas se a adoção desses programas específicos compensa financeiramente. Muitas empresas, no entanto, oferecem testes e informativos gratuitos, que se configuram como boas opções para encontrar essas respostas.

Economia e prazo para pagamento

Assim que todos os materiais forem especificados na fase de projeto da obra, realize orçamentos em diversos fornecedores.

Afinal de contas, quanto mais opções de preços para um mesmo produto você tiver em mãos, maiores serão suas chances de conseguir valores mais em conta. Isso porque muitas lojas já têm o hábito de cobrir as ofertas de seus concorrentes.

Com um controle mais organizado, é possível apostar em outras formas, mais criativas, de negociação.

Por exemplo: se você tem cinco casas que vão consumir mármore, por que não adquiri-lo em conjunto? Ao adquirir um produto em maior quantidade, a negociação pode se tornar mais vantajosa, podendo gerar descontos ou prazos maiores para pagamento. Isso proporciona uma folga nas despesas.

Falando nisso, é sempre bom tocar na questão do estoque. Para supervisionar melhor os materiais que estão sendo utilizados na obra, certifique-se de armazená-los em locais de acesso restrito e de monitorar a entrada e saída de funcionários, além da retirada de itens. Assim, os desperdícios são reduzidos e os custos se mantêm controlados.

Lembre-se de que, na maioria das vezes, quem atende o consumidor final não conta com muito espaço para guardar os insumos. Por esse motivo, também é fundamental gerenciar os prazos de entrega. Caso contrário, você corre o risco de ter dores de cabeça decorrentes de compras excessivas e material acumulado de maneira desordenada dentro da residência.

Isso pode se tornar ainda mais grave se você comprar mais do que o necessário, o que o levará a estar mais perto de estourar o valor acordado com o cliente.

Além disso, se o canteiro ficar desorganizado, se formará aquela bagunça: madeira com pregos para cima, areia desprotegida, pisos caros expostos a danos, entre outros problemas. Ou seja: seu risco de perder os materiais será enorme por causa de um estoque que não protege as mercadorias.

Também é importante manter a organização por causa da segurança dos trabalhadores que estão atuando na obra. Se houver acidentes ou mesmo se alguém sair ferido, é provável que haja descumprimento do calendário previsto. Nada é mais irritante para quem está à espera da conclusão de sua casa, ou de uma reforma, do que cronogramas que não seguem o combinado.

Por isso, um maior controle do que ocorre nas obras garante uma possibilidade menor de haver prejuízos financeiros para o empreendimento, além de proporcionar o bem-estar dos trabalhadores.

Se você faz um orçamento mais detalhado, consegue administrar melhor as datas de entrega e o estoque na residência, tornando o local livre de perigo.

O profissional que está pesquisando preços sabe quais são os fornecedores mais próximos do canteiro e conhece aqueles que não costumam atrasar no envio dos produtos, além de possuir uma supervisão mais adequada do ritmo em que o material chegará à casa.

Ou seja, a pesquisa de preços ajuda a evitar a prorrogação de prazos.

Materiais desconhecidos

Atenção ao adquirir materiais desconhecidos no mercado, pois todos eles devem respeitar as normas da Associação Brasileira de Normas e Técnicas (ABNT), que buscam um parâmetro de qualidade e de bons resultados.

Após analisar a procedência e a qualidade do material, ele pode entrar para sua lista de “queridinhos”. Acredite, essa novidade pode representar uma economia, já que provavelmente estará com um preço atraente no mercado.

Uma prática interessante é a utilização de uma planilha que registre as características dos materiais que se costuma utilizar e se a experiência com eles foi positiva ou não. Este documento — ao lado do diário de obra, por exemplo — pode ser um facilitador para as escolhas em construções futuras.

Sustentabilidade e economia inteligente

Além do custo da construção em si, é interessante pensar nas despesas futuras. Atualmente, encontra-se no mercado uma ampla gama de materiais sustentáveis. Essa variedade pode até ser mais cara na hora da compra, mas proporcionará economia para seus clientes no longo prazo.

Poupar dinheiro na conta de energia — utilizando luminárias com lâmpadas LED, por exemplo — e de água — com descargas com duplo fluxo e com torneiras com arejadores — é um investimento inteligente e que certamente trará benefícios para o cliente.

Se você puder quantificar o quanto de economia é possível alcançar em cinco anos, terá em mãos mais um excelente atrativo

Outro incentivo de um orçamento bem executado é que ele amplia suas opções. Você sabe que é possível substituir tijolos por blocos de terra comprimida, por exemplo. Será preciso, no entanto, conhecer os preços atuais deles no mercado para conseguir apresentar uma proposta diferenciada como essa.

Uma cotação minuciosa permitirá acesso a preços e locais de venda de diferentes opções para um mesmo produto, como por exemplo opções de reciclados e reutilizados.

Fazer um orçamento com mais cuidado tem ainda a vantagem de ajudá-lo a se manter atualizado no mercado. Você pode pesquisar preços de itens das chamadas “casas inteligentes”. Caso caiba no bolso do cliente, por que não apresentar um sistema que possa controlar a TV ou a iluminação da casa pelo celular?

Redução de desperdícios

Em uma obra, é inevitável a produção de entulhos. Uma boa quantidade desses restos, porém, é produzida devido ao desperdício de materiais. Para evitar esse percalço, eles devem ser estudados e escolhidos de maneira adequada.

É fundamental ter uma atenção redobrada em relação às medidas especificadas no projeto de obra para que não seja necessária uma adaptação que possa danificar a estrutura ou o próprio material — o que gera ainda mais lixo.

Precaver-se quanto a esses fatores proporciona a redução de entulhos e também agrega pontos positivos em relação à sustentabilidade, pois muitas vezes não há uma maneira de se desfazer dos resíduos sem que eles prejudiquem a natureza.

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Descontos para o cliente

Outra vantagem para quem faz uma pesquisa de preços caprichada é conseguir dar mais descontos para seus clientes. Quem trabalha com construção civil, principalmente na área habitacional, sabe que o projeto da obra é muito mais do que analisar cálculos, tomar decisões, empilhar tijolos ou erguer as estruturas metálicas.

Edificar a casa de uma família é construir sonhos. Se tem uma coisa que desperta a alegria no cliente, são os custeios acessíveis.

Se você efetua cálculos mais precisos sobre os insumos, terá condições de apresentar melhores abatimentos. Nesse sentido, um orçamento minucioso é capaz de dar o suporte necessário para computar as despesas indiretas.

Por exemplo, durante a obra, quanto será despendido com água, luz, internet, telefone, licenciamentos, permissões e cargas tributárias?

Quem possui esses dados em mãos fica com mais segurança para dar aquele descontinho. Afinal de contas, tem-se uma noção exata de até onde se consegue deduzir do valor dos serviços.

Uma estimativa meticulosa traz ainda vantagens emocionais e de marketing. Isso porque você demonstra quão alto é o seu nível de eficiência.

O raciocínio é simples: imagine que Maria é uma pessoa cuja casa foi construída por você. No final da criação da casa de Maria, o prazo foi cumprido e o valor da obra não estourou. Tudo isso graças ao seu orçamento detalhado e de qualidade.

Um ano depois, Maria recebe uma visita, que fica impressionada com o resultado do seu trabalho arquitetônico. A tal visita quer reformar a casa. Adivinha só o que vai acontecer. Isso mesmo: Maria indicará seu escritório!

Transparência

Assim como erguer uma casa é construir sonhos, as recompensas da cotação não se restringem aos números. Há valores morais agregados aos profissionais que primam pela pesquisa de qualidade. Trata-se da confiança e da credibilidade.

Com aplicativos adequados, você conseguirá agilizar respostas, mostrando ainda mais transparência. Será simples, por exemplo, justificar o valor de seus recebíveis em ferramentas online e fáceis de usar que não exigem treinamento.

Outro gesto que assegura a transparência é deixar todos os documentos à disposição — plantas, mapas, planilhas, notas, cotações, etc. No entanto, durante o dia a dia, organizar todo esse conjunto de papéis e deixá-lo acessível aos consumidores é uma missão complexa.

Programas de tecnologia específicos podem sanar lacunas como essas também. Você seleciona o que quer compartilhar com cada usuário. Por causa disso, suas reuniões serão mais produtivas.

Isso porque boa parte das dúvidas de quem lhe contratou já terá sido resolvida. Assim, mais do que agradar aos usuários atuais, você terá melhores chances para conquistar mais clientes.

Visão macro e micro

Se no passado o grande desafio era ter acesso às informações, hoje o impasse é administrá-las. Você sabe o quanto é complexo gerenciar plantas, planilhas e operários.

A parte burocrática é um verdadeiro pesadelo, não é mesmo? Quando precisa consultar os preços, tem que entrar no Excel. Quer falar com o mestre de obras? Hora de abrir o WhatsApp. Alguém pergunta sobre os prazos? Precisa correr para o Word e fazer verificações.

O tempo com a família fica cada vez menor. Esse problema pode ser resolvido com programas inovadores, que reúnem diversas funcionalidades em única interface.

Para ter cotações consistentes, atualizadas e acessíveis, nada melhor do que um software de gestão para dar suporte a essas consultas. Com apenas um clique, você obtém uma visão micro e outra macro sobre o projeto da obra: cronograma, registro de ocorrências, entre outros aspectos.

Além disso, as melhores empresas de tecnologia dispõem de armazenamento e compartilhamento de dados na nuvem. E os benefícios não param por aí. Essas interfaces são mais amigáveis, de modo que você acessará ferramentas iguais às de vários aplicativos convencionais de um jeito bem mais fácil.

Os profissionais que zelam por um orçamento primoroso no projeto da obra têm ganhos que vão muito além de simplesmente economizar com insumos, operários e equipamentos. Se essa cotação acontecer com respaldo tecnológico, as vantagens crescem praticamente na velocidade da luz.

Assim, você terá informações claras e ágeis para a tomada de suas decisões, para a transparência do seu trabalho e para uma comunicação mais rápida e eficaz com todos os colaboradores de obra.

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